Электронные письма и сообщения составляют более 50% делового общения между людьми. Бизнес-тренер Евгения Карелина подготовила самые важные рекомендации, которые помогут прокачать навыки письменного общения и сделать любую переписку максимально эффективной.
Деловая переписка давно перестала быть инструментом исключительно офисных работников. Мы уже не придаем этому значения, но ситуации, когда необходимо общаться при помощи писем, возникают постоянно.
Предложения о сотрудничестве, жалобы, претензии, просьбы, приглашения, запросы и благодарности — все это мы давно делаем в электронном виде.
К сожалению, иногда наши письма тонут в потоке входящей электронной почты и не получают ответа. Чтобы с твоими письмами такого не происходило, просто следуй этим важным правилам.
Определи цель письма
Чего ты хочешь от получателя? Если ты сходу и четко можешь ответить на этот вопрос — значит сможешь легко отразить это в письме. Проследи, чтобы цель проходила красной нитью через все письмо от начала до заключения.
И не поддавайся соблазну вложить в одно письмо сразу несколько целей, так ты рискуешь запутаться сама и запутать собеседника. Возьми за правило: одно письмо — одна цель.
Правильно сформулируй тему
Представь себя журналистом, который пишет статью. Любой журналист знает, что удачно сформулированная тема — залог того, что статью захочется прочитать. С письмами то же самое. Получателю достаточно взглянуть на тему, чтобы решить: открыть твое письмо, отложить или отправить его в корзину.
Запомни главный секрет успешной темы: она должна призывать к действию, которое ты ожидаешь от получателя. Поэтому не ограничивайся одним словом. Формулировки «прошу согласовать договор аренды» или «прошу рассмотреть заявление на возврат платья» — гораздо эффективнее, чем абстрактные «договор» или «заявление».
Продумай структуру
Вспомни, как нас учили писать сочинение в школе: нужно было тщательно продумать вступление, основную часть и заключение, и только потом приступать к написанию. С электронным письмом то же самое. Структура поможет тебе быть уверенной в том, что твое сообщение поймут максимально точно.
Выбери подходящий стиль
Самое сложное в переписке — правильно донести интонацию. Ведь в отличие от устного общения, твой адресат тебя не видит и не слышит. Ты не можешь дополнить свои слова выражением лица, интонацией, другими невербальными сигналами, поэтому строго следи за стилем письма и старайся избегать сомнительных формулировок и обилия восклицательных знаков.
И еще несколько важных моментов
Электронные письма и сообщения составляют более 50% делового общения между людьми. Бизнес-тренер Евгения Карелина подготовила самые важные рекомендации, которые помогут прокачать навыки письменного общения и сделать любую переписку максимально эффективной.Деловая переписка давно перестала быть инструментом исключительно офисных работников. Мы уже не придаем этому значения, но ситуации, когда необходимо общаться при помощи писем, возникают постоянно. Предложения о сотрудничестве, жалобы, претензии, просьбы, приглашения, запросы и благодарности — все это мы давно делаем в электронном виде. К сожалению, иногда наши письма тонут в потоке входящей электронной почты и не получают ответа. Чтобы с твоими письмами такого не происходило, просто следуй этим важным правилам. Определи цель письма Чего ты хочешь от получателя? Если ты сходу и четко можешь ответить на этот вопрос — значит сможешь легко отразить это в письме. Проследи, чтобы цель проходила красной нитью через все письмо от начала до заключения. И не поддавайся соблазну вложить в одно письмо сразу несколько целей, так ты рискуешь запутаться сама и запутать собеседника. Возьми за правило: одно письмо — одна цель. Правильно сформулируй тему Представь себя журналистом, который пишет статью. Любой журналист знает, что удачно сформулированная тема — залог того, что статью захочется прочитать. С письмами то же самое. Получателю достаточно взглянуть на тему, чтобы решить: открыть твое письмо, отложить или отправить его в корзину. Запомни главный секрет успешной темы: она должна призывать к действию, которое ты ожидаешь от получателя. Поэтому не ограничивайся одним словом. Формулировки «прошу согласовать договор аренды» или «прошу рассмотреть заявление на возврат платья» — гораздо эффективнее, чем абстрактные «договор» или «заявление». Продумай структуру Вспомни, как нас учили писать сочинение в школе: нужно было тщательно продумать вступление, основную часть и заключение, и только потом приступать к написанию. С электронным письмом то же самое. Структура поможет тебе быть уверенной в том, что твое сообщение поймут максимально точно. Выбери подходящий стиль Самое сложное в переписке — правильно донести интонацию. Ведь в отличие от устного общения, твой адресат тебя не видит и не слышит. Ты не можешь дополнить свои слова выражением лица, интонацией, другими невербальными сигналами, поэтому строго следи за стилем письма и старайся избегать сомнительных формулировок и обилия восклицательных знаков. И еще несколько важных моментов
